و مؤلّف كتاب يا نشريه يا پايان‏نامه معرّفى شده در داخل قلاب، از عبارت [معرّفى كتاب‏] [معرّفى نشريه‏] [معرّفى پايان‏نامه‏] استفاده شده است.
- براى جلوگيرى از تكرار واژه‏ها در مدخلها از نشانگر «~ » استفاده شده است.
- حتّى‏المقدور صورت مفرد واژه‏ها به‏كار رفته و در هنگام ضرورتِ استفاده از واژه‏هاى جمع، شكل جمع سالم به‏كار برده شده است كه لااقل از رديف الفبايى شكل مفرد فاصله نداشته باشد؛ و همچنين از پسوند «ها هاى» در داخل قلّاب ] [استفاده شده است. بنابراين پسوند «ها» در ترتيب الفبا قرار نمى‏گيرد.
- در صورتى كه شكل جمع مكسّر كلمه‏اى رايج بوده، ناگزير از جمع مكسّر استفاده شده است.
- براى تسهيل و تسريع در بازيابى اطّلاعات از ارجاعات «نگاه كنيد به» با علامت ر و «نيز نگاه كنيد به» با علامت نيز ر استفاده شده است.
- در صورتى كه از پاورقى‏ها نيز نمايه يا كليد واژه موضوعى انتخاب شده باشد، حرف (پ) در كنار شماره صفحات به كار رفته است.
- از عبارات عربى، كليد واژه فارسى تهيّه شده است.
- ال (الف و لام) حرف تعريف در رديف الفبا محسوب نشده است؛ جز در موارد خاص و اسم اشهر.
- به منظور پرهيز از عبارت‏سازى، از برخى تك واژه‏ها به عنوان واژه توضيحى، در داخل پرانتز استفاده شده است.
- مهم‏ترين اصل در نمايه، بازيابى اطّلاعات با سرعت و دقّت مطلوب، در يك مجموعه هماهنگ شده است. لذا براى رعايت هماهنگى، زبان مصنوعى و واژگان مهار شده بيش از زبان طبيعى كاربرد دارد؛ ولى در بازيابى (متن‏هاى) آزاد، با توجّه به نوع مخاطبان، به نظر مى‏رسد تلفيقى از زبان طبيعى و زبان مصنوعى لازم است. در اين ميان، ارجاعات نقش ويژه‏اى پيدا مى‏كند.